Warum kollaborative Prozessabbildung der Weg in die Zukunft ist
Hier ist eine problematische Aussage, die ich oft höre: “Wir wollen warten, bis wir uns zusammenreißen können, bevor wir Leute außerhalb der Abteilung einladen, an unserer Prozessabbildung mitzuarbeiten.” Klingt vernünftig, oder? Vor allem, wenn man bedenkt, wie politisch manche Arbeitsplatzkulturen sind. Aber das Problem ist, dass Sie eine wunderbare Gelegenheit verpassen, sie für sich zu gewinnen und ihre Unterstützung und ihren Input für Ihre Veränderungsinitiative zu gewinnen, wenn Sie die Leute draußen halten.
Sprechen, bevor man denkt?
Das alte Sprichwort “Denke nach, bevor du sprichst” hat einen Wert, besonders in den Situationen, in denen das Sprechen dazu führen könnte, dass etwas direkt Unangenehmes passiert, z. B. wenn dein Partner wütend auf dich ist, weil du deinen Jahrestag vergessen hast, und du fragst: “Warum hast du es mir nicht gesagt”?
Während es in solchen Situationen ein kluger Schachzug ist, zweimal nachzudenken, kann es in anderen Situationen den Fortschritt blockieren. Das Sprechen prägt dein Denken, wenn du also immer wartest, bis du deinen Standpunkt perfekt formuliert hast, nimmst du ihm die Möglichkeit, dich weiterzuentwickeln und zu verfeinern. Alles poliert und es fehlt an Authentizität, es ist auch weniger wahrscheinlich, dass es einflussreich ist. Es wird bei anderen nicht so gut ankommen, als ob Sie nur mit Ihrer anfänglichen Begeisterung gesprochen hätten.
Bringen Sie es raus
Präsentieren Sie Ihre Idee frühzeitig, wenn es sich nur um eine Absicht und nicht um einen ausgereiften Plan handelt. Dann können Sie andere zur Teilnahme einladen. Formuliert als “sich entwickelnde Idee”, stehen die Chancen gut, dass ein kollaborativer Dialog die Ansichten aller prägt und die ursprüngliche Idee verbessert. Auf diese Weise bauen Sie Schwung auf und gewinnen an Einfluss. Anstatt einen konkreten Standpunkt durchzusetzen, handeln Sie mit Enthusiasmus und Selbstvertrauen und lassen andere zu einer ansprechenden Idee beitragen. Sie alle werden sehen wollen, dass es gelingt.
Zurückhalten tut weh
Meiner Erfahrung nach entwickeln und führen viele Organisationseinheiten neue Initiativen nach dem Motto “Think before you speak” ein. Manager und Experten führen einen Dialog in einer sehr kleinen Gruppe von Menschen. Ein neuer Prozess oder eine neue Arbeitsanweisung wird dann als “die neue Arbeitsweise” mit kontinuierlichen Verbesserungen an die Organisation weitergegeben. Ja, es wird Schulungen und die Möglichkeit geben, danach Feedback zu geben.
Ihre Change-Management-Arbeit und die Suche nach kontinuierlichen Verbesserungen beginnen jedoch erst jetzt. Beim “Change”-Management geht es darum, die Einstellungen und Verhaltensweisen der Menschen so zu ändern, dass sie der offiziellen Sichtweise oder Parteilinie entsprechen. Das ist wenig inspirierend. Kein Wunder, dass 70 % aller Veränderungsinitiativen scheitern.
Ich kenne Fälle, in denen neue Prozesse als gebundene Bücher mit mehr als 200 Seiten eingeführt wurden. Dies ist nicht gerade ein Format, das einen offenen Dialog oder einen kollaborativen Ansatz suggeriert. Das schreit nach Sowjetunion! Es lädt sicherlich nicht dazu ein, Feedback zu geben und durch kontinuierliche Verbesserungen zu den Prozessen beizutragen. Das Format sagt: “Das ist in Stein gemeißelt”.
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Der Ansatz der kollaborativen Prozessabbildung
Was wäre, wenn Sie Ihre neue Initiative stattdessen einem breiteren Personenkreis vorstellen, kurz nachdem die erste Idee entwickelt wurde? Stellen Sie Ihre Idee laut und deutlich vor, aber stellen Sie klar, dass dies nur eine Hypothese ist. Laden Sie dann alle ein, sich an der Verfeinerung und Verbesserung zu beteiligen.
Anstatt einen gewichtigen Wälzer zu schreiben, veröffentlichen Sie stattdessen Ihre erste Idee auf einer Webseite, laden Sie zum Dialog und Input ein und wiederholen Sie sie jede Woche oder jeden Monat. Dies motiviert Ihre Kollegen, die Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung am Leben zu erhalten. Die Menschen, die diesen Ansatz verfolgen, weisen auf diese gemeinsamen Vorteile hin:
Change Management ist keine Voraussetzung.
Die Menschen engagieren sich und bleiben motiviert – danach ist “Change Management” unnötig, da die Umstellung parallel zur Zusammenarbeit erfolgte. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ein, um eine langfristige kontinuierliche Verbesserung zu erzielen.
Schnellere Ergebnisse.
Sie können viel früher anfangen. Anstatt 70 % der Zeit Ihres Teams in 6 Monaten zu verbringen, verbringen Sie 100 % seiner Zeit in einer Woche und geben Sie die Idee dann zur Überprüfung heraus.
Sparen Sie bei Beratern.
Vermeidet den Bedarf an zu vielen Beratern. Engagieren Sie einen Moderator und einen Leitfaden, um die guten Fragen zu stellen, aber vermeiden Sie ein komplettes Team von Beratern, die mit zu vielen Informationen und Komplexität aufwarten.
Es wirft ein Licht auf die Gewinnerideen.
Es tötet Initiativen, die nicht frühzeitig einen Mehrwert schaffen. Seien wir ehrlich, 80 % der Veränderungsprogramme scheitern. Je früher Sie herausfinden, welche Ihrer Initiativen in welche Kategorie fallen, desto eher können Sie Ressourcen denjenigen zuweisen, die erfolgreich sein werden.
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Das Risiko
Der Nachteil dieses Ansatzes ist, dass er viel mehr Selbstvertrauen erfordert, als viele mittlere Führungskräfte empfinden. Wenn Sie jedoch befürchten, dass die frühzeitige Einbeziehung anderer Personen Ihre schmutzige Wäsche auslüfft und Sie anfällig für Angriffe von politischen Akteuren macht, dann stimmt etwas mit Ihrer Unternehmenskultur nicht. Wenn dies Ihre Situation ist, denken Sie daran, dass eine gute Kultur Ihr Endziel ist, aber keine Voraussetzung, um damit zu beginnen. Sonst würde sich nichts ändern. Und ein paar letzte Worte der Ermutigung von mir: Es ist wirklich ein großartiges Gefühl (und eine Erleichterung!), es an jemanden weiterzugeben, der bereit ist zu laufen…
Ein letztes Wort der Warnung!
Kollaboratives Prozess-Mapping ist eine einfache Prozessabbildung. Sonst verlierst du Leute. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Artikel von Gluu einen unschätzbaren Ansatz für Collaborative Process Mapping bietet. Es ist ein hervorragender Fahrplan für alle, die die Kommunikation in einem Unternehmen erleichtern, die Effizienz verbessern und Teams auf ein gemeinsames Ziel ausrichten wollen. Der Artikel beleuchtet die Voraussetzungen für die Erstellung und Optimierung von Prozesslandkarten, die letztendlich zu einer erheblichen Abfallreduzierung beitragen. Dieser Artikel ist wirklich eine wichtige Ressource für die Verbesserung von Geschäftsprozessen.
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Fragen und Antworten
Gluu legt die Rollen und Verantwortlichkeiten während der Prozessabbildungsphase fest, indem alle wichtigen Beteiligten von Anfang bis Ende einbezogen werden. Jeder Stakeholder hat eine definierte Rolle und klare Verantwortlichkeiten in seinem Fachgebiet. Dazu gehört es, ein klares Verständnis davon zu entwickeln, was der Prozess erreichen soll, jeden Schritt des Prozesses darzustellen und mögliche Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. In der Regel wird ein Teamleiter oder Prozessverantwortlicher ernannt, der den gesamten Prozess überwacht und sicherstellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Gluu empfiehlt mehrere Strategien, um mit Widerständen oder Herausforderungen in der Phase der kollaborativen Prozessabbildung umzugehen. Erstens ist es wichtig, eine offene und transparente Kommunikation mit allen beteiligten Interessengruppen zu pflegen. Dazu gehört unbedingt, dass Sie die Vorteile des Prozesses erklären, wie er funktioniert und was er zu erreichen verspricht. Zweitens kann die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung dazu beitragen, Widerstände zu überwinden, da so sichergestellt wird, dass jeder den Prozess vollständig versteht. Und schließlich schlägt Gluu vor, alle Bedenken oder Ängste der Teilnehmer offen anzusprechen. Dazu könnte gehören, dass sich jeder wohl dabei fühlt, seine Meinungen und Bedenken zu äußern, und dass diese während des Kartierungsprozesses berücksichtigt werden.
Ein bemerkenswertes Beispiel für ein Unternehmen, das die Methoden der kollaborativen Prozessabbildung von Gluu erfolgreich einsetzt, ist ein globales Produktionsunternehmen. Sie hatten mit erheblichen Produktionsengpässen zu kämpfen, aber durch die Anwendung der Gluu-Methoden und die Einbeziehung aller Beteiligten konnten sie die Verzögerungen in ihrem Prozess identifizieren und beheben. Das Ergebnis war eine verbesserte betriebliche Effizienz, eine gesteigerte Produktion und eine höhere Arbeitszufriedenheit der Teammitglieder.
